Quy trình, nhiệm vụ của hướng dẫn viên du lịch

Thứ sáu - 24/06/2022 08:22

Hướng dẫn viên du lịch hiện nay là một nghề vô cùng hấp dẫn các bạn trẻ song khi nhắc tới quy trình hướng dẫn du lịch ra sao hay nhiệm vụ của người HDV là gì? thì rất nhiều bạn cảm thấy xa lạ.Bài viết dưới đây sẽ phần nào giúp bạn trả lời các câu hỏi trên cũng như có thể tự tin tiến tới cơ hội việc làm hướng dẫn viên du lịch trong tương lai.

Quy trình, nhiệm vụ của hướng dẫn viên du lịch

Bước 1: Công tác chuẩn bị
- Nắm những điều khoản trong hợp đồng du lịch giữa khách với công ty về chương trình du lịch cũng như các dịch vụ, quyền lợi và nghĩa vụ của khách khi tham gia chương trình du lịch.
- Tìm hiểu các thông tin về số lượng khách, danh sách của đoàn khách (tên họ, ngày sinh, quốc tịch,…) đồng thời rà soát các dịch vụ cung ứng về khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, giải trí… để kịp thời bổ sung, chỉnh sửa.
- Chuẩn bị tài liệu thuyết minh, bản đồ chỉ dẫn tuyến – điểm, hoạt động hoạt náo trên xe, trò chơi, quà tặng, vật dụng tham gia trò chơi, dụng cụ sơ cấp cứu, loa - đĩa nhạc, ...

Bước 2: Đón khách
- Trước ngày tham quan, HDV gọi điện cho trưởng đoàn để nhắc nhở các thành viên khi đi nên mang theo chứng minh thư, hộ chiếu để tiện tham gia các dịch vụ.
- Kiểm tra phương tiện đón khách, liên hệ trực tiếp với lái xe để thống nhất về thời gian và địa điểm đón khách, thông báo cho lái xe biết các điểm tham quan trong chương trình.
Bước 3: Trước khi xuất phát, trên xe
- Kiểm tra số lượng khách, nhắc nhở khách kiểm tra hành lý. HDV lên xe cuối cùng và hỗ trợ khách ổn định chỗ ngồi, giới thiệu bản thân, lái xe, chia các nhóm nhỏ để dễ tham quan, quản lý, số điện thoại liên hệ của HDV.
- Xác nhận với trưởng đoàn số lượng khách, xuất ăn sau đó thông báo cho nhà hàng chuẩn bị.
- Khái quát chương trình về nơi đến, khoảng cách, thời gian, điểm tham quan cũng như những cảnh quan tiêu biểu mà đoàn sẽ đi qua (cây cầu, đền, chùa, con sông...) cho du khách được biết.

Một số trò chơi hoạt náo trên xe dành cho hướng dẫn viên | Trường Cao đẳng Du lịch Hải Phòng

Bước 4: Điểm tham quan, hoạt động
- Gần tới điểm tham quan, HDV khái quát lại thông tin điểm tham quan đầu tiên. Nhắc nhở khách về quần áo, giầy dép, những yêu cầu, lưu ý, quy định từng điểm tham quan. Cách thức, thời gian ra vào tham quan tại điểm. Nhắc thời gian kết thúc tham quan, điểm hẹn đón khách.
- HDV thuyết minh về từng điểm tham quan trong chương trình. Chỉ dẫn nơi vệ sinh, mua quà lưu niệm, đón khách, nhắc nhở trưởng nhóm lưu ý các thành viên trong nhóm.
- Thực hiện xong các quy trình tham quan tại điểm, HDV dành thời gian tự do cho khách tự tham quan, mua sắm đặc sản địa phương, vui chơi, vệ sinh,… tại điểm. Thông báo thời gian “tự do” và điểm đón khách đi tiếp. HDV liên hệ với các trưởng đoàn để quản lý khách.
- Trong quá trình tham quan có khoảng thời gian rảnh có thể tổ chức cho khách tham gia trò chơi sao cho phù hợp với thời gian và tình hình thực tế.
- Giới thiệu phong tục tập quán, những điều kiêng kỵ của từng địa phương trong chương trình để khách biết những gì nên làm và không nên làm ở nơi sắp đến.

Bước 5: Ăn uống – nghỉ ngơi
- Liên lạc với nhà hàng về nội dung dịch vụ, kiểm tra thực đơn, xuất ăn sau đó bàn giao lại cho trưởng đoàn. HDV cần cố gắng đáp ứng những nhu cầu riêng của từng khách như: ăn kiêng, ăn chay, thêm món, nước uống…
- Trước khi bàn giao chìa khóa cho khách về phòng, HDV hướng dẫn vị trí nhà hàng, thời gian ăn uống và nhắc nhở du khahcs về thời gian bắt đầu lịch trình kế tiếp, trang phục và vật dụng cần thiết mang theo.
- Thông tin cho khách về các dịch vụ bên ngoài như: điểm mua sắm, vui chơi giải trí, thuê phương tiện, … HDV hỗ trợ khách nhưng phải sau khi hoạt động chính trong chương trình đã kết thúc.

Check out là gì? Quy trình check out chuẩn dành cho lễ tân khách sạn

Bước 6: Trả khách
- Trực tiếp liên hệ với lái xe, trưởng đoàn về thời gian, địa điểm đón để khách chuẩn bị hành lý, giấy tờ, tư trang cá nhân, …
- HDV có mặt tại xe trước 15 – 20 phút, kiểm tra số lượng khách. Nhắc nhở khách hàng kiểm tra hành lý, tư trang, đồ dùng cá nhân của mình trước khi xuất phát.
- Hỏi khách hàng đã tham gia các hoạt động, điểm tham quan, trò chơi nào? Từ đó, bổ sung những thiếu sót cho khách hàng.
- Lắng nghe những đánh giá khách quan từ khách hàng để rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân và xây dựng các chương trình tương tự tốt hơn.
- Gửi phiếu đánh giá cho trưởng đoàn để nhận xét về chất lượng cung ứng dịch vụ: ăn uống, nghỉ ngơi vui chơi, thái độ HDV.
- Giới thiệu một số chương trình tour liên quan, trao giải trò chơi, nhận xét và khen thưởng.
- Tới điểm trả khách, kết thúc chương trình, chia tay Quý khách.
- HDV viết báo cáo tổng kết, rút kinh nghiệm sau chuyến tham quan.

Tác giả bài viết: Ban TT Khoa Du lịch và Khách sạn Uneti