Quy trình điều hành tour để “bỏ túi” một chuyến đi hoàn hảo

Thứ sáu - 27/08/2021 09:01

Có thể nói vai trò của những người điều hành tour là hết sức quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh du lịch bởi họ là những người sẽ kết nối tất cả các khâu, bộ phận và nhân sự của công ty lại với nhau, tạo nên một chuỗi hoạt động chuyên nghiệp, mở ra các kế hoạch, chương trình du lịch hấp dẫn, ấn tượng nhất dành cho du khách. Vậy bạn đã biết nghề điều hành tour thực chất là gì? Công việc cụ thể và quy trình thực hiện của một nhân viên điều hành tour chuyên nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết sau nhé!

Quy trình điều hành tour để “bỏ túi” một chuyến đi hoàn hảo
Điều hành tour là gì?

Điều hành tour là một vị trí công việc trong nghề du lịch và nhân viên điều hành tour là những người sẽ trực tiếp lên các kế hoạch chi tiết để tổ chức các chuyến du lịch, tham quan, nghỉ dưỡng,... cho du khách từ việc di chuyển đi lại, việc đặt phòng khách sạn, dịch vụ ăn uống đến tham quan các địa điểm du lịch, tham gia các hoạt động vui chơi giải trí,... Người điều hành tour là những người tìm cách thiết kế một tour du lịch hấp dẫn nhất, thỏa mãn trọn vẹn nhu cầu của khách hàng.

Nhân viên điều hành tour

Công việc chính của người điều hành tour

Nhân viên điều hành tour du lịch được xem như hình ảnh đại diện cho thương hiệu của doanh nghiệp, có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của công ty. Cụ thể:
- Thiết kế tour nhằm mang đến cho du khách những trải nghiệm mới lạ, khoảnh khắc khó quên, giây phút tuyệt vời,... trong quá trình du lịch, nghỉ dưỡng.
- Thực hiện giao dịch, giới thiệu và đàm phán, thỏa thuận với khách hàng về các dịch vụ của công ty, thuyết phục khách hàng và đi đến ký kết các hợp đồng du lịch.
- Làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ du lịch, đàm phán để hợp tác làm sao cho có lợi cho công ty nhất.
- Phân công và giao việc cho các hướng dẫn viên du lịch để thực hiện các kế hoạch đã đề ra cho các chương trình du lịch.
- Phối hợp chặt chẽ với các hướng dẫn viên, các nhà cung cấp dịch vụ cũng như các bộ phận có liên quan trong công ty để có thể giải quyết được những tình huống, sự cố phát sinh nếu có.
- Đi khảo sát, nghiên cứu thị trường, các công ty du lịch đối thủ, các nhà hàng, khách sạn,.. để tìm kiếm các giá trị du lịch, trải nghiệm những gì mà khách du lịch sẽ được trải nghiệm, tích lũy thêm nhiều kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm thực tế cũng như điều tra các chiến lược phát triển của công ty cạnh tranh. Từ đó, có phương án để xây dựng mục tiêu, chiến lược thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp mình.
- Lập các báo cáo chi tiết hàng ngày, tuần, tháng, năm để trình bày với Ban giám đốc, thông báo tình hình hoạt động của công ty, rút ra những điều chưa thực hiện được và đề xuất phương án giải quyết kịp thời.

Quy trình điều hành tour

Để có thể đảm bảo cho những tour du lịch được diễn ra hoàn hảo nhất, người điều hành tour cần phải nắm rõ được quy trình từ khâu chuẩn bị cho đến khi kết thúc, cụ thể:

Chuẩn bị tour

- Việc đầu tiên đó là phải chuẩn bị xe di chuyển cho khách du lịch phù hợp với thời gian theo lịch trình đã vạch ra. Người điều hành cần phải kiểm tra kỹ lưỡng để thông báo về số lượng khách để có thể sắp xếp được đủ xe phục vụ họ. Đồng thời, người điều hành tour cũng phải liên lạc trực tiếp với lái xe để thông báo chi tiết, cụ thể về lịch trình chuyến đi như thế nào để họ nắm bắt và thực hiện chuẩn xác, không ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.
- Tiếp đó, người điều hành tour cần liên hệ với hướng dẫn viên theo bảng phân công kế hoạch đã đưa ra và thông báo những thông tin cần thiết cho họ. Cụ thể là các địa điểm của tour, số lượng khách du lịch, điểm đón khách,...
- Liên hệ với điểm lưu trú để sắp xếp phòng nghỉ cho du khách. Hầu hết các công ty đều sẽ thống nhất vấn đề này với một số khách sạn nhất định theo danh sách có sẵn và khi cần thiết sẽ liên hệ đặt phòng cho khách du lịch.
- Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống. Thông thường, các công ty du lịch cũng sẽ có mối liên hệ, thống nhất từ trước với một số nhà hàng và chỉ cần gọi đặt trước là sẽ được sắp xếp. Tuy nhiên, đối với một số trường hợp khách du lịch có yêu cầu riêng thì sẽ cần phải chủ động tìm kiếm những địa điểm chất lượng và đáp ứng được yêu cầu của du khách.
- Một yếu tố rất quan trọng và không thể thiếu chính là vấn đề bảo hiểm để tránh những rủi ro, sự cố xảy ra khi thực hiện tour. Do đó, nhân viên điều hành tour cần phải liên hệ với các đơn vị bảo hiểm để thỏa thuận và ký kết các hợp đồng.
- Sau khi đã thực hiện xong các công việc chuẩn bị thì nhân viên điều hành tour cần lập các phiếu tạm ứng cho hướng dẫn viên du lịch, tiến hành các thủ tục với bên đối tác và sẽ kết toán tất cả vào cuối tháng.

Thực hiện tour du lịch

- Trước khi thực hiện tour, người điều hành cần phải một lần nữa kiểm tra lại toàn bộ các bước trước 4h. Nếu như có vấn đề gì phát sinh thì cần phải phối hợp với các bộ phận để giải quyết nhanh chóng, kịp thời, không để ảnh hưởng đến chuyến đi của khách du lịch.
- Khi đã kiểm tra xong thì sẽ chính thức giao tour lại cho hướng dẫn viên, nhắc nhở cũng như kiểm tra công tác chuẩn bị của họ cho chuyến đi đó và giao phiếu đánh giá cho hướng dẫn viên.
- Trong quá trình thực hiện tour, người điều hành vẫn phải luôn theo sát và kiểm tra nếu có vấn đề gì thì cần phải xử lý kịp thời nếu hướng dẫn viên không xử lý được. Tất cả những vấn đề phát sinh đều phải ghi rõ ràng, cụ thể vào nhật ký hành trình tour để làm báo cáo và rút kinh nghiệm cho những lần sau.
- Sau khi hoàn thành một tour, cần phải trả khách về đúng địa điểm yêu cầu cũng như cần có lời cảm ơn và gửi bản đánh giá tour cho khách du lịch để tiếp nhận ý kiến, đóng góp, để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp, phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Kết thúc, tập hợp và báo cáo về tour

Nhân viên điều hành tour cần phải làm một số thủ tục để quyết toán với kế toán về những chi phí cho chuyến đi mà hướng dẫn viên đưa ra. Sau đó sẽ nộp bảng đánh giá tour cùng báo cáo (bao gồm nhật ký và những vấn đề, sự cố xảy ra trong quá trình tour diễn ra) cho trưởng phòng điều hành tour để họ xem xét và giải quyết.
Với những thông tin trên, hi vọng bạn hiểu rõ điều hành tour là gì và các công việc cụ thể mà một nhân viên điều hành tour cần thực hiện. Chúc bạn thành công với lựa chọn nghề nghiệp của mình nhé!

Nguồn tin: timviec365.vn